Ontzorgen bij kindadministratie
Debicare regelt ál jouw administratie omtrent kinderopvang. Of je nu kiest voor volledige ontzorging of slechts een deel van je zorgen bij ons onderbrengt – wij integreren naadloos binnen jouw organisatie. Zo doen we ieder waar we goed in zijn, met volle aandacht en zorg.
Zorgeloze kindadminstratie
Dit zijn onze losse diensten. Je kunt deze apart van elkaar afnemen, of een pakket kiezen. Daarover lees je hier meer. Wat de onderdelen inhouden, lichten we ook even toe.
Het wijzigen van lopende contracten: de meeste kinderopvanginstellingen hebben daar hun handen vol aan. Niet alleen moet de contractadministratie op orde zijn, ook het format en de inhoud van contracten moeten kloppen. DebiCare voert namens jou een juridisch actuele en waterdichte contractadministratie. Daaronder valt het versturen van contracten en een strak time management: we verstrekken op tijd de juiste informatie. Ook vragen we toeslagen aan voor ouders en nemen de het juiste aantal opvanguren op in het contract. Dat doen we eenvoudig en digitaal met behulp van spoed e-mails. Ook zorgen we dat de algemene voorwaarden correct en up to date zijn.
Wij verwerken mutaties in de afgenomen uren, nemen maandelijks de facturatie voor onze rekening en incasseren facturen bij ouder(s) en/of verzorger(s). Wat dat jou oplevert? Een stabiele cashflow, zónder het regelwerk. Welke vorm van facturatie je ook bij ons neerlegt: wij nemen je zorgen uit handen.
We factureren tijdig en vooraf, net zoals de Belastingdienst dat doet met toeslagen. Mutaties worden op tijd verwerkt en we doen automatische incasso’s namens jouw kinderopvang. Zo hoef je zelf geen incassocontract af te sluiten met de bank. Wel zo makkelijk en tijdsefficiënt.
We innen facturen en beheren openstaande posten. Voor veel kinderopvanginstellingen is dit type administratie zeer arbeidsintensief. Daarom neemt DebiCare dit werk graag van je over. Met een strak en overzichtelijk debiteurenbeheer zorgen we voor heldere communicatie. Ouders krijgen een vaste contactpersoon, wat zorgt voor vertrouwen en snelle afhandeling. Dat DebiCare efficiënt is, blijkt uit onze cijfers: in totaal hebben wij over 2019 minder dan 1% openstaande posten. Daarbij voelen we gepaste trots, maar blijven we onszelf uitdagen en streven naar nul openstaande posten.
De planning en doorstroom van kinderen naar de juiste groepen? Dat is waar onze accountmanagers in uitblinken. In nauw overleg met jouw kinderopvang zorgen we voor een optimale groepsindeling, altijd met oog voor de leidster-kindratio. Dankzij ons volledige overzicht van groepen en inschrijvingen behalen we vaak een hogere bezetting per groep – en dat betekent meer omzet voor jouw opvang.
We geven advies over de onderwerpen die je hierboven las. Onze medewerkers hebben samen meer dan 80 jaar kennis in de kinderopvang. Dus we durven wel te stellen dat we bíj́na alles al eens meegemaakt hebben. We helpen je dus graag met vragen en nemen een coachende rol aan gedurende dat proces. Of het nu om advies over de start van een nieuwe opvanglocatie gaat, of over het maken van een begroting voor de komende jaren, wij staan voor je klaar.
Als officiële toeslagendienstverlener van de Belastingdienst helpt DebiCare ouders kosteloos met het aanvragen of wijzigen van kinderopvangtoeslag. Wij verwerken deze wijzigingen direct in jouw kind- en financiële administratie en houden je daarvan op de hoogte.
Bij problemen met de kinderopvangtoeslag staan we klaar om te helpen, bijvoorbeeld door bezwaarschriften op te stellen. Ook volgen we ontwikkelingen in wet- en regelgeving op de voet.
Een voorbeeld daarvan? Het verplichte maandelijkse overzicht van kindplaatsingen dat kinderopvangorganisaties moeten aanleveren in het kader van het Verbetertraject Toeslagen van de Belastingdienst. Deze extra administratieve taken nemen wij graag van je over – zonder extra kosten.
Heb je tijdelijk extra hulp nodig op een van je afdelingen, bijvoorbeeld bij (langdurig) verlof van een medewerker? DebiCare staat voor je klaar.
Onze accountmanagers zijn ervaren in het werken met verschillende softwarepakketten en voelen zich thuis in zowel een zakelijke als kindrijke omgeving. Of het nu bij jou op kantoor is of op afstand via onze online werkplek, wij bieden flexibele ondersteuning voor de periode die jij nodig hebt.
Wij zorgen ervoor dat jouw wachtlijst altijd up-to-date is. Zo krijgen ouders op tijd een passend aanbod voor een eventuele plaatsing.
We verwerken gegevens altijd binnen de afgesproken termijnen. We geven heldere terugkoppeling over de plaatsingsmogelijkheden en zorgen voor persoonlijk contact en maatwerk – zo geven we duidelijk aan hoe de situatie ervoor staat.
Onze pakketten
1
Inschrijving, wachtlijst beheer, planning en contractadministratie
Van de eerste aanmelding tot het definitieve contract: wij zorgen voor een soepele en overzichtelijke instroom. DebiCare verwerkt inschrijvingen, houdt wachtlijsten up-to-date, optimaliseert de groepsplanning én voert een juridisch actuele contractadministratie. Alles digitaal, helder en ruim op tijd.
2
Contractadministratie, facturatie en debiteurenbeheer
Meer tijd voor de opvang, minder tijd kwijt aan papierwerk. We houden jouw contractadministratie scherp, factureren maandelijks en beheren openstaande posten. Met automatische incasso’s, een vaste contactpersoon voor ouders en een ijzersterk debiteurenbeleid zorgen wij voor rust in je financiële proces.
3
Totaalpakket
Van inschrijving tot incasso – en alles daartussen. Kies voor het totaalpakket en laat ons jouw volledige administratieve proces overnemen. Inclusief toeslagendienstverlening, planning, contracten, facturatie en debiteurenbeheer. Eén partner, alles geregeld.
4
Interim oplossingen
Tijdelijke hulp nodig? Onze ervaren accountmanagers springen flexibel bij waar nodig – op locatie of op afstand. We werken met jouw systemen, kennen de kinderopvangwereld en zorgen voor continuïteit op momenten dat jij dat het hardst nodig hebt.
5
Pakket op maat
Geen kinderopvanginstelling is hetzelfde. Daarom stellen we graag een pakket samen dat precies past bij jouw situatie en wensen. Jij kiest, wij regelen.
Juridische ondersteuning
Juridische vraagstukken komen vaak voor in de kinderopvang. Bij DebiCare werken we samen met Tchai Legal, een ervaren juridisch advieskantoor dat de branche door en door kent. Zij ondersteunen ons bij het opstellen van contracten, begeleiden incassozaken en bieden advies over arbeidsrecht.
Of je nu hulp nodig hebt bij het aannemen van een nieuwe medewerker, een arbeidsconflict wilt oplossen, of een arbeidsovereenkomst wil beëindigen – met tchai legal zorgen we dat alles juridisch klopt. Via ons kun je eenvoudig gebruikmaken van hun expertise, zodat je altijd goed voorbereid bent.
Samenwerken
Kom in contact
Wil je de mogelijkheden bespreken zodat wij je ontzien met administratie en jij je handen vrij hebt? We gaan graag eens met je in gesprek. Het liefst doen we dat fysiek, bij jou of ons op kantoor. Geheel vrijblijvend.